L'analisi
C'è chi lo considera un attrezzo d'altri tempi e chi continua a trattarlo come il passepartout della comunicazione. Il comunicato stampa, in realtà, non è né morto né miracoloso: funziona quando c'è una notizia e smette di funzionare quando si pretende di trasformare una semplice autopromozione in informazione. E qui entra in gioco il mestiere dell'addetto stampa: capire cosa merita di essere raccontato, a chi raccontarlo e, soprattutto, quale strumento utilizzare
Nel
mondo delle media relations, il comunicato stampa è un veterano. C'è
chi lo considera uno strumento ormai superato e chi, al contrario,
continua a considerarlo il re delle pubbliche relazioni. La verità,
come spesso accade, sta nel mezzo: il comunicato stampa continua ad
avere un'enorme importanza, ma soltanto quando c'è una vera notizia
da raccontare. Capire quando utilizzarlo, distinguerlo dagli altri
strumenti di comunicazione - come la nota stampa e il comunicato
post-evento - e, soprattutto, sapere a chi inviarlo sul territorio, è
ciò che distingue un professionista da un improvvisato. Il
comunicato stampa resta lo strumento ufficiale per eccellenza quando
un'azienda, un'amministrazione, un'associazione o un'organizzazione
deve comunicare un fatto che possiede una reale notiziabilità. La
sua efficacia si basa principalmente su tre elementi.
Ufficialità.
È
il documento formale attraverso il quale un'organizzazione comunica
la propria posizione, una decisione, un'iniziativa o un risultato,
riducendo il rischio di interpretazioni e fraintendimenti.
Chiarezza
dell'informazione.
Un
buon comunicato segue una struttura giornalistica e mette subito in
evidenza le informazioni essenziali: Who,
What, When, Where, Why,
cioè chi, cosa, quando, dove e perché.
Possibilità
di amplificazione.
Quando
la notizia è realmente interessante e il comunicato viene
indirizzato alle redazioni giuste, può essere ripreso, rilanciato e
sviluppato dai media.
Ma attenzione: il comunicato stampa diventa inutile - e può persino diventare controproducente - quando viene utilizzato per trasformare in "notizia" qualcosa che interessa soltanto a chi lo ha prodotto. Cambiare il colore di un sito, inaugurare una nuova pagina Facebook o essere semplicemente orgogliosi del proprio lavoro non significa automaticamente avere una notizia da mandare alle redazioni. Inoltre c'è un errore piuttosto frequente nella comunicazione politica e istituzionale, soprattutto quando un amministratore o un esponente politico si muove sul territorio: puntare esclusivamente sulle grandi testate nazionali o regionali e trascurare quelle locali. È una forma di miopia comunicativa. Quando un politico arriva in una provincia, visita un comune, partecipa a un incontro con cittadini, associazioni, imprese o all' inaugurazione di una realizzata, è certamente comprensibile cercare l'attenzione delle grandi testate. Ma questo non dovrebbe significare dimenticare il giornale locale.
Oggetto: Grande successo e svolta epocale per il nuovo layout del blog di Enzo Di Micco!
Il giornalista, blogger e PR Enzo Di Micco, leader indiscusso e rivoluzionario nel settore della comunicazione digitale, è lieto e orgoglioso di annunciare al mondo il lancio della nuova veste grafica del suo blog. Con un design accattivante e sfumature di colore moderne e mai viste prima, la piattaforma rappresenta una svolta epocale per l'editoria. L'autore dichiara: "Siamo i migliori sul mercato, abbiamo cambiato un font e auguriamo a tutti buone vacanze con la nostra nuova interfaccia online". Perché non funziona? Perché non c'è una notizia. È autoreferenziale, pieno di aggettivi celebrativi e costruito intorno all'importanza che l'autore attribuisce a se stesso. Se io stesso ricevessi un comunicato del genere da un'azienda o da un politico, probabilmente lo butterei dritto nel cesso...pardon... nel cestino. Il problema non è il nuovo layout del blog. Il problema è pretendere che una modifica grafica privata diventi automaticamente una notizia giornalistica. E allora qual è il 'buon' comunicato? Semplice capirlo: quando finalmente c'è una notizia. E qui facciamo un esempio, ovviamente inventato e a scopo didattico:
Oggetto: Il network di comunicazione di Enzo Di Micco investe sul territorio: 28 nuovi posti di lavoro e un hub per le startup green a [Nome Città]
1. Comunicato stampa
È lo strumento più strutturato. Serve generalmente per annunciare una notizia, un progetto, un'iniziativa, una decisione o un risultato. Deve essere chiaro, completo e facilmente utilizzabile dal giornalista. La lunghezza può variare in base alla notizia, ma un comunicato dovrebbe evitare di diventare un trattato: l'obiettivo è fornire alla redazione le informazioni necessarie senza costringerla a cercare il fatto principale dentro tre pagine di autopromozione.
2. Nota stampa
La nota stampa è generalmente più rapida e sintetica. Può essere utilizzata per una precisazione, una replica, un commento a caldo, una presa di posizione o un aggiornamento. Non sempre serve costruire l'architettura completa di un comunicato. A volte bastano poche righe, purché siano chiare e abbiano un motivo per essere diffuse. In altre parole, il comunicato racconta una notizia strutturata; la nota può intervenire rapidamente dentro una notizia o su un fatto appena accaduto.
3. Il comunicato post-evento
Il comunicato post-evento risponde invece a una domanda molto semplice: "Che cosa è successo?" È diverso dal comunicato di lancio, che serve prima dell'iniziativa per informare e, quando necessario, favorire la partecipazione.Il post-evento arriva dopo e dovrebbe contenere soprattutto fatti e risultati.
Quanti partecipanti? Quante risorse raccolte? Quali decisioni sono state prese? Quali risultati sono stati raggiunti? Quali sono stati i momenti più significativi? E, quando disponibili, anche le dichiarazioni più importanti dei protagonisti. A tutto questo è utile aggiungere il materiale multimediale: fotografie in alta risoluzione, eventuali video e altri contenuti che possano essere utilizzati dalle redazioni.